Il team virtuale 3 - Le trappole della comunicazione virtuale: cosa sembra non funzionare

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Nelle riunioni e negli incontri virtuali, il concetto di contesto invisibile si connota esclusivamente come uno spazio relazionale dentro uno spazio immateriale, dove il rischio che la comunicazione diventi il monologo di qualcuno è piuttosto alto e dove la mancanza di uno spazio fatto di tavoli, sedie, muri, arredi e la sostanziale mancanza degli elementi non verbali, rendono ancora più cruciale un uso consapevole e appropriato della comunicazione e della parola.  Questo significa usare consapevolmente il tono e il volume della voce, i silenzi, oltre a un linguaggio preciso e chiaro, in modo che gli altri partecipanti comprendano con chiarezza cosa intendiamo e cosa chiediamo. In mancanza di questa chiarezza forse nessuno ci risponderà nel modo in cui ci aspettiamo. E’ capitato a tutti di annoiarsi a una riunione e questo avviene anche online. Per chi conduce la riunione è estremamente difficile capire se le persone seguono oppure no. Molti possono avere la telecamera spenta e magari sono molto numerosi. Nel reale vedo e capisco se le persone sono attente. Vedo se prendono il cellulare e incominciano a messaggiare o a navigare su internet. O se si addormentano. Come tenere deste e attente le persone?

Nell’era del digitale, non sono solo i bambini  a registrare uno spazio ridotto di attenzione, ma anche gli adulti e questo ha una ricaduta sulle email, sui testi, e anche quando comunichiamo di persona. Quindi se vogliamo discutere, negoziare, informare, comunicare in modo efficace, dobbiamo farlo in meno tempo e per farlo in meno tempo dobbiamo capire quali motivazioni hanno e chi sono le persone che abbiamo davanti.

Parlare un linguaggio troppo formale o eccessivamente banale può spegnere l’attenzione, così come perdersi in troppi particolari o il parlare troppo, o il non delimitare con chiarezza e puntualità l’argomento della conversazione, o ancora ridurre la conversazione a uno scambio tra due o tre persone, dimenticandosi di tutti gli altri, possono indurre a spegnere il microfono e  la videocamera e ….fare altro! Questo è vero nelle riunioni normali, ma ancora di più in quelle virtuali, dove mancano il contatto visivo e tutta la comunicazione non verbale. Uno dei principali rischi delle riunioni virtuali, specie quando i partecipanti sono numerosi come in un collegio docenti per esempio,  è la mancanza di un vero confronto. Ne possono scaturire equivoci e cattive interpretazioni. Non dimentichiamo che disconnettersi è facile tanto quanto connettersi, quando si lavora in remoto. D’altro lato, mancando quasi completamente il non verbale, vengono meno molti aspetti non controllabili della comunicazione. Difficilmente ci accorgeremo se il nostro interlocutore arrossisce. Faremo più fatica a “interpretare” l’atteggiamento dell’altro e questo può essere un bene (giungiamo spesso a conclusioni affrettate per aver tradotto il non verbale di qualcuno). Dovremo avere un atteggiamento più esplorativo e aiutare l’altro a esplicitare maggiormente il suo pensiero per comprenderlo.

Lo scarso contatto personale costituisce un ulteriore difficoltà per il buon funzionamento di un team virtuale. I membri del team possono essere più riservati  e silenziosi sul canale digitale, quindi meno partecipativi, possono ignorare le richieste o ritardare le risposte. Ci si può sentire isolati e questa sensazione intacca la coesione del team. Mantenere il contatto il più possibile con tutti, non solo mantiene desta l’attenzione, ma rende tutti più partecipi. Nella circolarità  della comunicazione, anche quella online, il modo in cui le persone ci rispondono dipende dal tipo di messaggio che abbiamo dato.

E' stato dimostrato che una comunicazione informale e spontanea riduce i conflitti, ma forse è meglio non esagerare con l'informalità... manteniamo la professionalità.

In tutto questo, chi “conduce” la riunione virtuale riveste un ruolo cruciale, perché può cogliere le differenze di atteggiamento, vigila sull’assegnazione dei compiti e degli incarichi, dà feedback sulle problematiche, tiene conto del fatto che alcuni lavorano di più e meglio in presenza, in quanto l’essere con altri è un facilitatore sociale, altri invece danno il meglio in un ambiente virtuale. 

Siamo persone e restiamo tali anche su Meet o Zoom e cosa conta sono il riconoscimento e una modalità di conduzione esplorativa. Nella comunicazione virtuale, manca lo strumento più potente di riconoscimento dell’altro, lo sguardo.  Far sentire le persone “viste”,  “guardate” anche in una riunione di Meet o Zoom può far la differenza, così come coinvolgerle in piccoli gruppi, facilitare gli interventi, limitare quelli eccessivi per durata, essere chiari su chi deve fare cosa, lavorare sull’unità e la coesione del team, incoraggiare tutti a prendere la parola, mantenendo il contatto costantemente.

Gli studi dimostrano che il gruppo che lavora online sperimenta una fiducia minore e livelli più alti di conflitto rispetto a chi lavora in presenza. La chiarezza e la condivisione nel flusso delle informazioni hanno un ruolo cruciale nell’aumentare la fiducia. Molte questioni possono nascere proprio dal lavoro online: progetti incompleti, finalità non ottemperate,  stress, morale basso. E’ però vero che se un team riesce a funzionare bene avendo cura della comunicazione, può diventare più produttivo ed efficace che in presenza e gli elementi del team si dichiarano più soddisfatti del lavoro svolto.

Cavallino Maria Grazia

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